W dzisiejszym świecie coraz więcej firm decyduje się na digitalizację swoich procesów biznesowych. Jednym z najważniejszych obszarów, który zyskuje na znaczeniu w tym kontekście, jest zarządzanie dokumentami, w tym fakturami. Przejście na e-fakturę oraz integracja obiegu faktur z systemem DMS (Document Management System) to kluczowy element poprawy efektywności w firmie, który pozwala na automatyzację wielu procesów, oszczędność czasu, zwiększenie bezpieczeństwa oraz zgodności z przepisami prawa.

Systemy DMS wspierają organizacje w zarządzaniu dokumentami w sposób zorganizowany, umożliwiając szybszy dostęp, łatwiejsze archiwizowanie i bezpieczne przechowywanie dokumentów elektronicznych. Integracja e-faktur z systemem DMS nie tylko ułatwia obieg dokumentów w firmie, ale także zapewnia pełną zgodność z przepisami dotyczącymi archiwizacji oraz rozliczeń VAT. W tym artykule przyjrzymy się, jak zintegrować e-fakturę z systemem zarządzania dokumentami, jakie korzyści płyną z tej integracji, oraz jak technologia wspiera ten proces.

Więcej informacji na temat integracji e-faktury z systemem DMS znajdziesz tutaj: https://techview.pl/system-dms-co-to-jest-i-do-czego-sluzy-w-firmie/

1. E-faktura – klucz do cyfryzacji procesów fakturowania

E-faktura jest elektroniczną wersją tradycyjnej faktury, która spełnia te same funkcje, ale jest przesyłana, archiwizowana i przetwarzana elektronicznie. W Polsce, od 2022 roku, e-faktura stała się obowiązkowa dla niektórych firm, a jej implementacja stała się standardem. E-faktura pozwala na szybsze przetwarzanie danych, mniejsze ryzyko błędów oraz łatwiejszą kontrolę nad dokumentacją. Systemy do wystawiania e-faktur są zazwyczaj zintegrowane z systemami ERP, co umożliwia automatyczne wystawianie faktur na podstawie wprowadzonych danych.

Główne zalety e-faktury to oszczędność czasu i przestrzeni (brak konieczności przechowywania papierowych dokumentów), łatwiejszy dostęp do archiwalnych faktur, a także pełna zgodność z przepisami prawa. Dzięki e-fakturze przedsiębiorcy mogą również szybciej przekazywać dokumenty do urzędów skarbowych, co upraszcza procesy związane z rozliczaniem VAT.

2. System DMS – cyfrowe zarządzanie dokumentami

Systemy DMS umożliwiają firmom zarządzanie dokumentami elektronicznymi w sposób zorganizowany, zapewniając jednocześnie łatwy dostęp do nich i pełną zgodność z przepisami prawa dotyczącymi archiwizacji. DMS wspiera procesy takie jak skanowanie, przechowywanie, edytowanie, udostępnianie i archiwizowanie dokumentów. Systemy DMS są zazwyczaj w pełni zintegrowane z innymi rozwiązaniami w firmie, takimi jak ERP, CRM czy oprogramowanie do wystawiania e-faktur, co umożliwia automatyczne przesyłanie faktur do odpowiednich działów.

Integracja systemu DMS z systemem e-fakturowania umożliwia bezbłędne przechowywanie dokumentów w jednym systemie, co zmniejsza ryzyko ich zagubienia lub pominięcia. Dzięki systemom DMS przedsiębiorcy mogą w łatwy sposób zarządzać e-fakturami, zapewniając im bezpieczne przechowywanie oraz szybki dostęp w razie potrzeby.

3. Korzyści płynące z integracji e-faktury z systemem DMS

a. Automatyzacja procesu obiegu faktur

Integracja e-faktur z systemem DMS pozwala na automatyczne przesyłanie faktur do odpowiednich działów i osób odpowiedzialnych za ich zatwierdzanie, archiwizowanie i przechowywanie. Systemy te umożliwiają przypisywanie faktur do odpowiednich kategorii (np. faktury sprzedażowe, zakupu, zwroty) oraz przypomnienia o terminach płatności. Dzięki temu proces zarządzania fakturami staje się znacznie bardziej płynny i mniej czasochłonny.

b. Bezpieczne przechowywanie i łatwy dostęp do faktur

Jedną z największych zalet integracji e-faktur z systemem DMS jest łatwość przechowywania i dostępności dokumentów. E-faktury są automatycznie zapisywane w systemie, gdzie można je bezpiecznie przechowywać przez wymagany czas (zgodnie z przepisami prawa). Zintegrowane systemy umożliwiają szybkie wyszukiwanie faktur, filtrowanie ich według daty, numeru faktury, kontrahenta i innych kryteriów, co znacznie upraszcza procesy kontrolne i audytowe.

c. Pełna zgodność z przepisami prawa

Systemy DMS zapewniają pełną zgodność z przepisami dotyczącymi archiwizacji dokumentów, w tym e-faktur. Zintegrowane systemy księgowe i DMS pomagają przedsiębiorcom w przestrzeganiu wymagań dotyczących przechowywania faktur przez określoną liczbę lat (np. 5 lat w Polsce) oraz zapewniają odpowiednią ochronę danych. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą być pewni, że ich dokumentacja jest w pełni zgodna z obowiązującymi przepisami.

4. Zintegrowany system e-faktury i DMS a obsługa klienta

Integracja e-faktur z systemem DMS pozwala również na poprawę obsługi klienta. Dzięki łatwemu dostępowi do faktur, przedsiębiorcy mogą szybko i bezbłędnie odpowiadać na zapytania klientów dotyczące statusu zamówienia, faktur czy terminów płatności. Automatyzacja procesów fakturowania i przechowywania faktur pozwala również na szybkie i sprawne rozwiązanie ewentualnych problemów, takich jak błędnie wystawione faktury czy zmiany w zamówieniu.

Dodatkowo, systemy te umożliwiają generowanie raportów dotyczących historii fakturowania, co pozwala na lepsze prognozowanie przyszłych płatności i monitorowanie zaległości.

5. Wyzwania i przyszłość integracji e-faktur i DMS

Chociaż integracja e-faktur z systemami DMS przynosi wiele korzyści, wiąże się również z wyzwaniami. Przedsiębiorcy muszą inwestować w odpowiednie oprogramowanie oraz zainstalować systemy, które będą odpowiednio dopasowane do ich potrzeb. Warto także pamiętać, że systemy te muszą być regularnie aktualizowane, aby były zgodne z obowiązującymi przepisami prawa.

Przyszłość e-faktur i systemów DMS wiąże się z dalszym rozwojem technologii oraz wzrostem automatyzacji procesów. Możemy spodziewać się jeszcze bardziej zaawansowanych funkcji, takich jak integracja z innymi systemami biznesowymi, analizą danych o płatnościach czy rozwojem sztucznej inteligencji w zarządzaniu dokumentami.

Podsumowanie

Integracja e-faktury z systemem DMS to kluczowy krok w stronę cyfryzacji i automatyzacji procesów fakturowania. Dzięki tej integracji, przedsiębiorcy mogą zaoszczędzić czas, zminimalizować ryzyko błędów oraz poprawić zgodność z przepisami prawnymi. Systemy DMS zapewniają bezpieczne przechowywanie e-faktur, a ich automatyczna synchronizacja z systemami ERP pozwala na płynne zarządzanie dokumentami w firmie. To rozwiązanie, które znacząco podnosi efektywność pracy i zapewnia lepszą kontrolę nad dokumentacją firmy.

Artykuł sponsorowany.