W dzisiejszej gospodarce opartej na informacji dane firmowe są jednym z najcenniejszych zasobów przedsiębiorstwa – równie ważnym jak kapitał finansowy, infrastruktura czy know-how. Kiedy dochodzi do awarii sprzętu, ataku ransomware, przypadkowego skasowania danych lub uszkodzenia fizycznego dysku, decyzja o ich odzyskaniu staje się koniecznością. Ale to, co wydaje się prostym zleceniem technicznym, szybko okazuje się również decyzją o zaufaniu. Komu powierzyć dostęp do plików zawierających dane finansowe, dokumentację projektową, bazę klientów, strategię firmy? Wybór usługodawcy do odzyskiwania danych to nie tylko kwestia ceny i skuteczności – to przede wszystkim pytanie o etykę, poufność i bezpieczeństwo.

Co znajduje się na firmowym dysku?

Zanim zlecisz odzyskanie danych, zastanów się: co tak naprawdę przechowujesz na firmowych nośnikach? Często są to:

– szczegółowe umowy handlowe i warunki współpracy z kontrahentami,
– poufne dane osobowe pracowników i klientów,
– hasła, loginy, dostępy do kont bankowych, serwerów, paneli administracyjnych,
– treści kampanii marketingowych, plany sprzedażowe, wewnętrzne notatki,
– kopie zapasowe e-maili i komunikacji wewnętrznej,
– dane księgowe, raporty z audytów, deklaracje podatkowe.

Dla konkurencji lub cyberprzestępcy dostęp do tych informacji może być bezcenny. Dla Twojej firmy – ich ujawnienie może oznaczać koniec reputacji i kary administracyjne. Dlatego usługa odzyskiwania danych to zawsze operacja na otwartym sercu – i wymaga pełnego zaufania do zespołu, który ją wykonuje.

Czym różni się profesjonalny usługodawca od przypadkowego serwisu?

Na rynku działają setki podmiotów oferujących odzyskiwanie danych – od autoryzowanych laboratoriów po lokalnych informatyków. Wybór niewłaściwego partnera może oznaczać nie tylko nieskuteczną próbę odzyskania danych, ale też utratę kontroli nad informacją.

Dobry usługodawca:

– działa na podstawie umowy serwisowej, która precyzyjnie określa zakres działań i odpowiedzialność,
– udostępnia do podpisania klauzulę poufności (NDA),
– oferuje proces diagnostyczny bez ryzyka nadpisania danych,
– stosuje procedury bezpieczeństwa, jak monitoring, kontrolę dostępu, szyfrowanie,
– umożliwia klientowi fizyczny nadzór nad procesem (w wybranych przypadkach),
– nie kopiuje danych bez uzasadnionej potrzeby, nie przetwarza ich dłużej niż to konieczne.

Firmy, które nie proponują żadnego z tych zabezpieczeń, nie powinny być rozważane jako potencjalni usługodawcy – niezależnie od ich reklamowanej skuteczności.

Na co zwrócić uwagę podpisując umowę?

Wybierając firmę do odzyskiwania danych, nie zgadzaj się na zlecenie ustne. Zawsze domagaj się umowy, która obejmuje:

– rodzaj i zakres danych, które będą przetwarzane,
– czas przetwarzania i sposób ich przechowywania,
– zasady zwrotu lub trwałego usunięcia danych po zakończeniu usługi,
– odpowiedzialność firmy w razie naruszenia bezpieczeństwa,
– informacje o używanym sprzęcie i dostępie osób trzecich,
– możliwość wglądu w proces odzyskiwania danych lub jego dokumentację.

To dokument, który chroni zarówno Twoje interesy, jak i interesy usługodawcy – a w przypadku naruszenia poufności stanowi podstawę do egzekwowania odpowiedzialności.

Gdy masz wątpliwości – zapytaj o procedury etyczne

Dane firmowe to nie tylko informacje – to także zaufanie klientów, partnerów, pracowników. Dlatego przed zleceniem warto zapytać usługodawcę o zasady etyczne, którymi się kieruje. Czy firma stosuje standardy branżowe? Czy ma kodeks etyki? Czy jej pracownicy są szkoleni w zakresie przetwarzania danych poufnych?

Jeśli chcesz zrozumieć, na czym polega etyczne odzyskiwanie danych, koniecznie zapoznaj się z analizą opublikowaną tutaj: https://www.webinside.pl/etyka-w-odzyskiwaniu-danych-co-powinienes-wiedziec/

To materiał, który pokazuje, że odzyskiwanie danych to nie tylko operacja techniczna, ale też odpowiedzialność moralna i prawna wobec osób, których dane dotyczą.

Co może pójść nie tak?

Brak standardów bezpieczeństwa po stronie usługodawcy może prowadzić do:

– kradzieży danych, które trafią na czarny rynek,
– nieautoryzowanego ich przetwarzania, np. przez podwykonawcę,
– utraty plików przez nadpisanie podczas nieumiejętnego odzyskiwania,
– szantażu ze strony nieuczciwych pracowników (takie przypadki są znane z praktyki),
– wycieku danych osobowych, który trzeba będzie zgłosić do UODO.

Wszystkie te scenariusze są realne – i nie ma znaczenia, czy firma jest duża, czy mała. Kluczowa jest świadomość zagrożeń i odpowiedzialność przy wyborze wykonawcy.

Jak chronić się na przyszłość?

Najlepszą strategią jest unikanie sytuacji, w których dane trzeba odzyskiwać. Dlatego oprócz ostrożnego wyboru usługodawcy, zadbaj o:

– regularne backupy, najlepiej w dwóch miejscach (np. lokalnie i w chmurze),
– szyfrowanie dysków firmowych, także w laptopach pracowników,
– politykę usuwania danych i czyszczenia sprzętu przed oddaniem do serwisu,
– audyt firm trzecich, które świadczą usługi IT, serwisowe, chmurowe,
– wewnętrzne procedury zarządzania danymi i szkoleń dla zespołu.

To działania, które nie tylko minimalizują ryzyko, ale też budują kulturę odpowiedzialności wokół danych – co ma ogromne znaczenie w relacjach z klientami i partnerami.

Podsumowanie: wybieraj odpowiedzialnie, działaj świadomie

Odzyskiwanie danych firmowych to zadanie o wysokim stopniu ryzyka – nawet jeśli na pierwszy rzut oka chodzi tylko o „odzyskanie plików z dysku”. To decyzja, która dotyczy nie tylko sprzętu, ale całego ekosystemu informacji w Twoim przedsiębiorstwie. Dlatego zanim podpiszesz zlecenie, upewnij się, że usługodawca nie tylko zna się na technologii, ale rozumie, czym jest odpowiedzialność za cudze dane.

Artykuł sponsorowany.