Jak uniknąć błędów podczas analizy i oceny ryzyka projektu IT?

Najczęstszym błędem popełnianym podczas analizy i oceny ryzyka jest nieumiejętność określenia poziomu ryzyka. Zła analiza ryzyka może doprowadzić do anulowania projektu lub znacznego opóźnienia w jego realizacji. Ocena ryzyka powinna być przeprowadzana przez kierownika z doświadczeniem w zakresie zdolności do realizacji projektów. Doświadczony kierownik projektu przeprowadzi analizę ryzyka na właściwym poziomie szczegółowości oraz będzie rozumiał krytyczność i ryzyko. Należy pamiętać o różnicy między analizą ryzyka a oceną ryzyka. W analizie ryzyka analizuje się prawdopodobieństwo wystąpienia każdego scenariusza i przypisuje się mu prawdopodobieństwo liczbowe, natomiast w ocenie ryzyka analizuje się wpływ każdego scenariusza i przypisuje się mu ocenę wpływu. Analiza ryzyka koncentruje się bardziej na gromadzeniu danych dotyczących ryzyka, natomiast ocena ryzyka zajmuje się skutkami ryzyka.

Jakie są najczęstsze błędy popełniane przy analizie i ocenie ryzyka projektu IT?

Zespoły projektowe, które są nowe w organizacji lub nowe w projekcie, mogą być przytłoczone zakresem zadania i nowością swoich ról. Może to prowadzić do tendencji do przeszacowywania, niedoszacowywania i niewłaściwego ustalania priorytetów. Oprócz tego istnieją inne częste błędy popełniane podczas oceny ryzyka, takie jak:

• Niezrozumienie wpływu operacji IT na biznes: Całkowite zaniechanie przeprowadzenia oceny ryzyka i analizy jego łagodzenia skutkuje błędną oceną ryzyka. Jednak analiza wpływu biznesowego jest często zaniedbywana, zwłaszcza gdy operacja informatyczna jest nowa dla organizacji.
• Brak szczegółów dotyczących charakteru ryzyka: Ważne jest, aby analizując ryzyka, być konkretnym, ponieważ w przeciwnym razie można błędnie ocenić poziom ryzyka związanego z każdym z nich.
• Nieprawidłowe określenie procentowego udziału ogólnego ryzyka: Sposób określania procentowego udziału ogólnego ryzyka ma ogromne znaczenie. Błędy w tym zakresie obejmują obliczanie procentu ryzyka w odniesieniu do poszczególnych projektów lub projektu jako całości.
• Brak doświadczenia członków zespołu projektowego: Ważne jest, aby zrozumieć, że nie każda osoba w zespole projektowym będzie miała umiejętności niezbędne do oceny ryzyka. Wręcz przeciwnie, niektórzy z nich mogą nie mieć żadnego doświadczenia w analizowaniu ryzyka lub ocenianiu ryzyka jakiegokolwiek rodzaju.

Minimalizacja ryzyka projektu IT – metody

Metody minimalizacji ryzyka w projektach informatycznych obejmują przeprowadzenie analizy SWOT oraz analizy interesariuszy.

• Analiza SWOT – analiza SWOT jest bardzo popularną metodą redukcji ryzyka. Metoda ta polega na podzieleniu projektu na trzy części: „mocne strony”, „słabe strony” i „szanse”. – Analiza SWOT pomaga zrozumieć mocne strony projektu, a także obszary, w których można wprowadzić ulepszenia. – Analiza SWOT może pomóc w zidentyfikowaniu interesariuszy w zespole projektowym, którzy posiadają potrzebne umiejętności, a także ewentualnych problemów z członkami zespołu.
• Analiza interesariuszy – analiza interesariuszy może pomóc w zidentyfikowaniu i zrozumieniu kluczowych interesariuszy projektu. Obejmuje to zrozumienie ich ról, a także oczekiwań wobec projektu.

Ocena ryzyka projektu IT – narzędzia

Istnieje wiele narzędzi internetowych, które pomagają organizacjom w przeprowadzaniu oceny ryzyka informatycznego i zarządzaniu ryzykiem. Te narzędzia internetowe mogą pomóc w przeprowadzeniu analizy ryzyka dla projektów organizacji. Oto kilka najpopularniejszych narzędzi internetowych do oceny ryzyka IT i zarządzania nim:

• Capability Mapper – Capability Mapper to łatwe w użyciu narzędzie internetowe, które pomaga organizacjom w ocenie ryzyka projektów IT. Narzędzie Capability Mapper umożliwia mapowanie projektu informatycznego, definiowanie ryzyka, a następnie jego ograniczanie.
• Fuseproject – Fuseproject to narzędzie oparte na chmurze, które pomaga organizacjom w przeprowadzaniu oceny ryzyka IT i zarządzaniu ryzykiem. Za pomocą Fuseproject można przeprowadzić analizę ryzyka, analizę SWOT, a następnie wygenerować raport dotyczący ograniczania ryzyka.
• Projectmap – Projectmap to oparte na chmurze narzędzie, które pomaga organizacjom oceniać ryzyko IT i zarządzać nim. Za pomocą Projectmap można przeprowadzić szczegółową analizę ryzyka IT, analizę SWOT, a następnie wygenerować raport dotyczący ograniczania ryzyka.

Analiza ryzyka projektu IT – etapy

Aby przeprowadzić udaną analizę i ocenę ryzyka, należy wykonać poniższe kroki.

• Zidentyfikuj poziom ryzyka: Zdefiniuj poziom ryzyka i określ wpływ, jaki ma ono na działalność firmy. Pomoże to w określeniu strategii ograniczania ryzyka, którą należy zastosować w celu zmniejszenia jego wpływu.
• Zbierz dane: Do przeprowadzenia analizy ryzyka konieczne jest zebranie danych. Dane można zbierać z bieżących projektów, z projektów konkurencji lub ze źródeł zewnętrznych.
• Modyfikacja danych: Po zebraniu danych należy je zmodyfikować, aby odzwierciedlić poziom ryzyka dla każdego scenariusza i przypisać prawdopodobieństwo wystąpienia.
• Przeprowadź ocenę: Po zmodyfikowaniu danych i przypisaniu prawdopodobieństwa dla każdego scenariusza przeprowadź ocenę. Aby mieć pewność, że ocena jest prawidłowa, należy zastosować ten sam system punktacji, który zostanie wykorzystany w modelu punktacji.