Co zrobić gdy komunikacja w projekcie nie działa?
Po pierwsze i najważniejsze, musicie zrozumieć, dlaczego komunikacja mogła się nie udać. Pomoże Ci to znaleźć rozwiązanie problemu. Główne przyczyny niepowodzeń w komunikacji projektowej to brak przygotowania, niejasne oczekiwania, brak wykształcenia komunikacyjnego oraz konflikty interpersonalne.
Jak skutecznie komunikować się w projekcie?
Jak już wspomniano, komunikacja zachodzi pomiędzy dwiema osobami. Dlatego najlepszym sposobem na poprawę komunikacji w zespole jest ćwiczenie umiejętności komunikacyjnych z członkami zespołu. Można to zrobić na kilka sposobów:
- Określenie swojego stylu komunikacji - Pierwszym krokiem do zwiększenia efektywności komunikacji jest określenie swojego stylu komunikacji. Zgodnie z badaniami istnieją cztery główne style komunikacji: dyrektywny, dyplomatyczny, nieformalny i konfrontacyjny. Dlatego najlepszym sposobem na poprawę komunikacji w zespole jest określenie, który styl komunikacji jest najczęściej używany, a następnie praca nad poprawą komunikacji przy użyciu pozostałych trzech.
- Budowanie zaufania - Ponieważ zaufanie jest jednym z głównych aspektów skutecznej komunikacji, ważne jest, aby budować je z członkami zespołu. Można to osiągnąć na kilka sposobów: - Proces dwukierunkowy - Należy pamiętać, że komunikacja jest procesem dwukierunkowym. Oznacza to, że trzeba przekazywać informacje członkom zespołu, ale trzeba też być odbiorcą informacji od członków zespołu.
- Upewnij się, że wszyscy są na tej samej stronie - jednym z najważniejszych aspektów skutecznej komunikacji jest upewnienie się, że Ty i członkowie Twojego zespołu jesteście na tej samej stronie. Dlatego też należy regularnie przekazywać członkom zespołu informacje, takie jak zadania, harmonogramy itp.
- Stosowanie komunikacji pisemnej - Kolejnym ważnym aspektem efektywnej komunikacji jest stosowanie komunikacji pisemnej. Wynika to z faktu, że komunikację pisemną znacznie trudniej jest źle zinterpretować.
Jak zarządzać komunikacją w projekcie?
Jak w każdej ludzkiej działalności, komunikacja może czasem pójść źle. Dotyczy to szczególnie komunikacji w projektach; w projektach bierze udział wiele osób i działów, a także wiele szybko zmieniających się informacji. Kiedy komunikacja szwankuje, pierwszą rzeczą, jaką należy zrobić, jest cofnięcie się o krok i próba określenia przyczyn.
Załamanie komunikacji może być spowodowane wieloma czynnikami, takimi jak:
- Brak planowania i przygotowania - Niezwykle ważne jest, aby kierownicy i zespoły projektowe byli przygotowani do komunikacji. Dlatego muszą mieć jasny plan, w jaki sposób będą się komunikować ze swoimi zespołami. Ważne jest także, aby mieć jasny plan, w jaki sposób będą komunikować się z interesariuszami.
- Brak cierpliwości - Jak w każdej ludzkiej działalności, komunikacja odbywa się między ludźmi. Ważne jest jednak to, jak dobrze jest ona przekazywana. Najlepszym sposobem radzenia sobie z przerwami w komunikacji jest cierpliwość; menedżerowie i członkowie ich zespołów muszą pamiętać, że komunikacja jest procesem dwukierunkowym.
- Zbyt dużo informacji - Bardzo ważne jest zrozumienie, że komunikacja jest procesem dwukierunkowym. Oznacza to, że trzeba przekazywać informacje członkom zespołu, ale trzeba też być odbiorcą informacji od członków zespołu.
- Słabe umiejętności komunikacyjne - słabe umiejętności komunikacyjne są prawdopodobnie najczęstszą przyczyną zakłóceń w komunikacji. Dlatego najlepszym sposobem na poprawę komunikacji w zespole jest ćwiczenie umiejętności komunikacyjnych z członkami zespołu.
Zarządzanie komunikacją w projektach praktyczne porady
Kluczowymi aspektami skutecznego zarządzania komunikacją są:
- Jasne wytyczne dotyczące komunikacji - Ważne jest, aby mieć jasne wytyczne dotyczące komunikacji, szczególnie jeśli chodzi o dzielenie się informacjami.
- Regularne spotkania komunikacyjne - Regularne spotkania komunikacyjne mają kluczowe znaczenie. Wynika to z faktu, że komunikacja odbywa się przez cały czas trwania projektu. Dlatego ważne jest organizowanie regularnych spotkań komunikacyjnych w trakcie trwania projektu, a także na jego zakończenie.
- Zapewnienie jasnych kanałów komunikacyjnych - ważne jest, aby komunikacja była jasna i łatwo dostępna. Można to osiągnąć za pomocą efektywnego procesu komunikacji, np. listy e-mailowej.
