ZARZĄDZANIE ZESPOŁEM PROJEKTOWYM

Wiedza o posiadanych zasobach warunkuje prawidłowe planowanie prac projektowych. Rolą kierowników projektów i portfolio managerów jest monitorowanie z zarządzanie w sposób ciągły zasobami osobowymi, narzędziowymi i budżetowymi organizacji, pozwalające na walidację możliwości projektowych przedsiębiorstwa. Wdrożenie narzędzia wspierającego procesy zarządcze w tym planowania i monitorowania zasobów niewątpliwie usprawnia realizację prac projektowych.

Zarządzanie zespołem projektowym powinno obejmować:

  • 1. Zdefiniowanie oraz aktualizację struktury organizacyjnej projektu, programu i portfela wraz z określeniem punktów/ról krytycznych, które nie mogą lub nie powinny ulec zmianie w trakcie realizacji prac, tj.: projekt manager, wiodący inżynier, itp.
  • 2. Planowanie alokacji zasobów na projekt składające się z zasobów osobowych niezbędnych do realizacji zadań wraz z zasobami narzędziowymi oraz zasobami finansowymi.
  • 3. Weryfikację zgodności faktycznie udostępnionych do projektu zasobów w odniesieniu do tych zgłoszonych w zapotrzebowaniu na zespół. Efektywne i sprawne zarządzanie zespołem projektowym wymaga precyzyjnego rozlokowanie takiego zapotrzebowania w czasie i przypisanie zasobów do poszczególnych etapów prac.
  • 4. Monitorowanie zmian składu osobowego zespołu projektowego mającego na celu nie dopuszczenie do stanu, w którym wydolność zespołu spadnie poniżej minimum niezbędnego dla prawidłowej realizacji zadań.
  • 5. Wprowadzanie nowych pracowników na projekt w celu rozwoju nowych kompetencji oraz złagodzenia skutków ewentualnej materializacji ryzyk związanych z rotacją pracowników,.
  • 6. Zdejmowanie (rolloff) pracowników z projektu w celu uniknięcia sztucznego przetrzymywania nieaktywnych zasobów w projekcie a co za tym idzie uwolnienia ich dla innych projektów.

Wyżej wymienione elementy definiujące zarządzanie zespołem projektowym w ramach procesu zarządzania projektem w dużej części są wykonywane przez właścicieli portfela projektowego, lub oddelegowanych kierowników odpowiedzialnych za zarządzanie zasobami odpowiedzialnych za:

  • Aktualizację struktury organizacyjnej projektu, pkt. 1 powyżej
  • Planowanie alokacji i weryfikację dostarczenia zasobów, pkt. 2 i 3 powyżej.
  • Monitorowanie zmian stanu osobowego na projekcie, pkt. 4 i 6 powyżej.
  • Rozwój posiadanych kompetencji, pkt 5 powyżej


Prawidłowe ustalenie struktury organizacyjnej oraz opisu ról projektowych jest pierwszym i kluczowym etapem uruchomienia projektu w organizacji. Jest to również pierwszy element pozwalający na prawidłowe zarządzanie zespołem projektowym.

Zdefiniowanie struktury organizacyjnej umożliwia:

  • Sformalizowanie zależności funkcjonalnej i służbowej pomiędzy poszczególnymi członkami zespołu, ustrukturalizowanie ścieżek decyzyjnych, akceptacyjnych, cedowania zadań, przynależności do zespołów.
  • Ustalenie zadań, które muszą być realizowane przez poszczególnych członków projektu, grupy i zespoły projektowe.
  • Oszacowanie ilości pracowników koniecznych do zaalokowania na projekt, w celu monitorowania dostępności zasobów.
  • Podział ról projektowych pomiędzy członków projektu, grupy i zespoły projektowe w celu ułatwienia sprawnej kooperacji i komunikacji pomiędzy uczestnikami prac projektowych np.: diagram struktury organizacyjnej oraz miejsc w strukturze schematu prac projektowych.


Zapewnienie aktualnej struktury organizacyjnej jest jednym z zadań w ramach procesu zarządzania projektu pozwalającym na skuteczne zarządzanie zespołem projektowym. Proponowany zakres działań mających na celu utrzymanie aktualnej struktury organizacyjnej powinien obejmować:

  • Opracowanie powtarzalnej formy i zawartości raportu dotyczącego planowania i monitorowania zasobów projektowych w postaci narzędzia wielokrotnego użytku, które zapewni standard raportowania i zapewni bieżący przepływ informacji, aby utrzymywać zarządzanie zespołem projektowym w czasie rzeczywistym.
  • Utrzymanie i aktualizację narzędzia do planowania i monitorowania alokacji zasobów projektowych w celu zapewniania stałego dostępu do zasobów dla liderów zespołów i projekt menadżerów.
  • Opracowanie procesu wprowadzenia nowych osób na projekt wraz z opisem procedur i wymagań, które musi spełniać osoba „wchodząca na” projekt. Procedury powinny określać zakres wymagań oraz zakres uprawnień, które nowa osoba w projekcie może wykorzystywać w trakcie realizacji zdań.
  • Opracowanie i opublikowanie materiałów orientacyjnych dla nowych pracowników w postaci handoutów i case study opisujących realizację projektów i rozwiązywanie sytuacji problemowych.
  • Wdrożenie procesu utrzymania i aktualizacji materiałów, narzędzi i raportów związanych z zarządzaniem zasobami w postaci cyklicznych aktywności zaimplementowanych do codziennych aktywności operacyjnych organizacji.


Zarządzanie zespołem projektowym najłatwiej realizować z wykorzystaniem narzędzi wspierających alokacje zasobów projektach, które w czasie rzeczywistym dostarczają kierownikom projektów informacji o dostępnym stanie osobowym.