zarzadzanie-praca.php ZARZĄDZANIE PRACĄ | ComBeeNut

ZARZĄDZANIE PRACĄ

Zarządzanie pracą to jedno z najpoważniejszych wyzwań, z którymi współcześnie mierzą się organizacje. Brak właściwych rozwiązań, pozwalających na odpowiednie zarządzanie pracą potrafi zamienić w piekło funkcjonowanie każdej organizacji, a przede wszystkim utrudnić jej, lub wręcz uniemożliwić osiąganie założonych celów biznesowych.

O ogromnych kosztach, z którymi wiąże się nieprawidłowe zarządzanie pracą, świadczą wyniki badań. Przeciętna firma z branży IT poświęca nawet 45 – 55% czasu pracy na zadania, które są nieplanowane, nagłe, a także niezwiązane z projektami realizowanymi w danym momencie przez określonych pracowników1. Oznacza to, że pracownicy poświęcają niemal połowę swojego czasu pracy na czynności, które nie należą do ich podstawowych obowiązków2. Jakby tego było mało, przerwy w pracy, podczas których pracownicy wykonują tego typu „pilne” zadania mają zdecydowanie dalej idące konsekwencje. Zgodnie z badaniami, powrót do dotychczasowych zadań, wykonywanych przed przerwą w koncentracji, wynosi przeciętnie 25 minut, poziom skupienia, przy którym osiąga się najefektywniejsze wyniki w realizacji złożonych projektów, zajmuje nawet 50 minut3. Dodatkowo, nierzadko okazuje się, że te „nagłe” zadania nie mają zbyt wiele wspólnego z realizacją celów biznesowych firmy. Doskonałym przykładem w tym przedmiocie są spotkania. 67% pracowników przyznaje, że co najmniej połowa z nich jest bezwartościowa4. Wszystko to sprawia, że praca staje się chaosem, co generuje ogromne koszty dla organizacji.

Jakie są przyczyny tej sytuacji i jak jej zaradzić? Problemem, jak się wydaje, nie jest brak odpowiednich kwalifikacji w zarządzaniu projektami. Wręcz przeciwnie, większość kierowników projektów doskonale zna się na swoim fachu. Zmianie uległo tempo prowadzenia biznesu. Wzmożona konkurencja, błyskawiczne postępy technologiczne oraz galopująca gospodarka światowa sprawiają, że przedsiębiorstwa muszą funkcjonować w zawrotnym tempie. Praca stała się też bardziej złożona niż kiedykolwiek, z powodu jej zróżnicowania oraz mnogości informacji wejściowych i wyjściowych oraz liczby podmiotów, których współpraca jest niezbędna do dostarczenia oczekiwanych wartości biznesowych.

Zarządzanie pracą w organizacji często ogranicza się do przyjęcia jednego lub kilku z poniższych rozwiązań:

  • Zatrudnienie eksperta branżowego – doradcy w założeniu mają sprawić, że praca stanie się bardziej wydajna i efektywna. Znalezienie eksperta, który będzie posiadał niezbędne doświadczenie i kompetencje stanowi jednak poważne wyzwanie, a czasem, zwłaszcza w przedsiębiorstwach o unikalnym charakterze działalności, wręcz niemożliwe. Ponadto czas niezbędny do zrozumienia przyczyn, które powodują spadek efektywności działania organizacji, przez osobę z zewnątrz, sprawia, że zatrudnienie eksperta branżowego może być rozwiązaniem wyjątkowo kosztownym.
  • Przyjęcie nowych trendów branżowych lub metodologicznych. Niektórzy menadżerowie nie wiedzący jak poradzić sobie z wyzwaniem, jakim jest zarządzanie pracą w organizacji, sięgają do nowo wydanych podręczników, koncepcji promowanych aktualnie przez ekspertów branżowych, a nawet porad blogerów internetowych. Tymczasem nawet najbardziej trafne metodologie często nie trafiają do źródeł problemów, zaś częste zmiany w ich zakresie potęgują chaos i sprawiają, że pracownicy zamiast koncentrować się na swoich obowiązkach, gubią się w zawiłościach rozwiązań organizacyjnych.
  • Zwiększanie personelu jest metodą na zarządzanie pracą tak oczywistą, jak nieefektywną. Rozwiązanie to nie służy zwiększeniu wydajności zasobów oraz łączy się z wysokim kosztem.
  • Stosowanie fragmentarycznych rozwiązań technologicznych. Kalendarze, arkusze, komunikatory, narzędzia do zarządzania zadaniami, zasobami, relacjami. Menadżerowie zazwyczaj nie mają wielu problemów z wprowadzaniem kolejnych, punktowych rozwiązań, które tym razem mają zapewnić zarządzanie pracą na odpowiednim poziomie. Zdecydowanie większym wyzwaniem jest natomiast przyswojenie przez pracowników kolejnego kanału komunikacji, raportowania, rozliczania czasu pracy. Mnogość rozwiązań nie sprzyja efektywnej wymianie informacji, co prowadzi do licznych nieporozumień, pogłębia chaos w środowisku pracy i powoduje poważne straty po stronie organizacji.
  • Stosowanie rozwiązań dedykowanych – rozwiązanie to coraz bardziej traci na popularności z uwagi na ogromne koszty, jakie się z nim wiążą oraz jego małą elastyczność. Stworzenie systemu od podstaw to nie tylko bowiem koszty prac informatycznych. Wymaga to ogromnej ilości czasu, którą analitycy powinni poświęcić na zebranie założeń projektowych, ale także niemałych kosztów związanych z wdrożeniem wykonanego systemu, testami, usuwaniem błędów i niedoróbek, szkoleniami pracowników. Współczesne otoczenie biznesowe wymaga od organizacji szybkiej reakcji na zmiany dostosowywania się do warunków rynkowych, co również stawia pod znakiem zapytania efektywność zastosowania omawianej metody na zarządzanie pracą.

Czy w takim razie istnieją metody na efektywne zarządzanie pracą? Wydaje się, że pamiętając o kilku kluczowych aspektach, organizacja może znacząco zwiększyć swoją wydajność, unikając przy tym dużej liczby wymienionych powyżej problemów. Organizacje szukające rozwiązań pozwalających na efektywne zarządzanie pracą powinny rozważyć:

  • W świetle powyższych ustaleń kwestie związane z komunikacją mają kluczowe znaczenie. Organizacje poszukujące metod na efektywne zarządzanie pracą powinny poszukiwać rozwiązań, które integrują wszystkie kanały komunikacyjne i skupiają je wokół celu prac.
  • Ujednolicenie kanałów komunikacyjnych powinno być związane również z ograniczeniem liczby stosowanych narzędzi, lub zapewnienia odpowiedniej komunikacji i przepływów danych pomiędzy nimi. Organizacje powinny albo postawić na kompleksowe rozwiązania, ze znaczną ilością funkcjonalności, albo też takie, którego rozwiązania technologiczne powalają na łatwą integrację z innymi narzędziami. Optimum jest połączenie obu tych cech.
  • Bogactwo funkcjonalne nie może jednakże łączyć się z wysokim poziomem skomplikowania. Pracownicy muszą chętnie korzystać z dostarczonego im rozwiązania, co wymusza jego przejrzystość i prostotę. W przeciwnym przypadku narzędzie będzie wykorzystywane rzadko, a zwrot nakładów poniesionych na zarządzanie pracą może okazać się wątpliwy.
  • Z prostotą funkcjonowania łączy się również kwestia dostępności. W tym kontekście plusem przyjętego przez organizację narzędzia pozwalającego na zarządzanie pracą może być jego oparcie o model chmury obliczeniowej. Umożliwia to nie tylko dostęp do narzędzia w każdym miejscu i czasie oraz przy wykorzystaniu różnego typu urządzeń (komputery, laptopy, tablety, smartfony, smartwatch’e itd.), ale również sprawia, że wszelkie wprowadzone informacje są od razu dostępne dla wszystkich zainteresowanych.
  • Istotną kwestią w wyborze rozwiązania umożliwiającego zarządzanie pracą jest zauważenie, że nie wszystkie zadania wykonywane przez pracowników organizacji są realizowane w ramach prac projektowych lub będących częścią procesu. Niektóre z zadań mają bowiem charakter ad hoc, wypadkowy. Wybrane rozwiązanie powinno umożliwiać uwzględnienie również tego typu zadań.

Biorąc pod uwagę powyższe informacje, wybór rozwiązania , które umożliwia zarządzanie pracą w taki sposób, aby stała się ona efektywna i wydajna powinien być łatwiejszy. W sposób wymierny powinno to się przełożyć na osiąganie sukcesów w realizacji celów biznesowych organizacji.






1 "Change and Patch Management Controls: Critical for Organizational Success," Institute of Internal Auditors, accessed August 18, 2014, http://elitesuites.com.bh.
2 "2014 Enterprise Work Management Report," Harris Interactive and AtTask, survey completed June 3–5, 2014
3 "Excuse me? The Cost of Workplace Interruptions." Wall Street Journal video, 5:58, Sept. 10, 2013, http://live.wsj.com.
4 "Collaboration 2.0: Death of the Web Conference (As We Know It)," Ovum Consulting. London, United Kingdom