Zarządzanie komunikacją w projekcie

Zarządzanie komunikacją w projekcie jest jednym z czynników, który warunkuje powodzenie projektów. Przeprowadzone przez PMI badania wskazują, że organizacje, które wypracowały efektywne sposoby na zarządzanie komunikacją w projekcie kończą więcej projektów w zakładanym czasie (71%) i budżecie (76%), w porównaniu do organizacji, które komunikują się w mało efektywny sposób (odpowiednio 37% i 48%). Wpływa to istotnie na wyniki całej organizacji.

Pomimo tak dużej wagi, zarządzanie komunikacją w projekcie jest również jednym z najczęściej niedocenianych czynników. Wszechobecny pośpiech sprawia, że spotkania nierzadko są anulowane, a raporty ignorowane. Nikt też nie zadaje pytań, których odpowiedzi stanowią istotne zagadnienia, które należałoby rozważyć w związku z realizacją projektu. Nie tylko środowisko pracy stanowi utrudnienie dla efektywnej komunikacji. Źródłem problemów w tym zakresie może być projekt manager, który nie jest w stanie ograniczyć ilość przekazywanych szczegółów technicznych, albo zarząd, który nie potrafi przedstawić swojej wizji strategicznej w postaci celów i zakresu projektu. Znaczenie może mieć też fakt, że ludzie na ogół postrzegają się jako osoby o wysokich umiejętnościach komunikacyjnych, co nie zawsze jest zgodne z prawdą.





Co może zrobić organizacja, która chciałaby poprawić swoje wyniki przez wprowadzenie metod pozwalających na efektywne zarządzanie komunikacją w projekcie?

W pierwszej kolejności należy uświadomić sobie zakres, do którego należy odnosić się wprowadzając usprawnienia komunikacyjne. Komunikacja dotycząca projektu powinna się rozpocząć jeszcze przed rozpoczęciem projektu, a zakończyć daleko po jego formalnym zamknięciu. Procesy wymiany informacji powinny obejmować nie tylko członków zespołu projektowego, ale również wszystkie osoby, na które projekt w jakiś sposób będzie oddziaływał, zarówno przed przystąpieniem do jego realizacji, w jej trakcie, jak również po jego zamknięciu.

Drugą kwestią jest dostosowanie treści przekazu do odbiorcy. Przykładowo, zespół techniczny będzie bardzo dobrze rozumiał zagadnienia techniczne, jego członkom problem mogą sprawić natomiast pojęcia z zakresu zarządzania projektami. Managerowie średniego szczebla będą w stanie przyswoić ogólne założenia techniczne, zaś biegle operować będą terminologią projektową. Zupełnie inaczej jest ze starszymi managerami, którzy rozmawiają językiem biznesowym, potrzebują „twardych danych”, są skoncentrowani na wartościach biznesowych, kosztach i zyskach. Właściwe zarządzanie komunikacją w projekcie wymaga od organizacji przedsięwzięcia odpowiednich środków, dzięki którym przekazywane informacje nie będą jedynie „strumieniem danych”, ale będą stanowić wartość dodaną w projekcie. Wartością tą jest dokładne zrozumienie przez każdego z interesariuszy projektu tego, jaką rolę w nim pełni i dlaczego jego zaangażowanie w projekt jest szczególnie ważne. Dostosowanie treści przekazu do odbiorcy jest jedną z metod, która pozwala na osiągnięcie takiej wartości.

Oprócz dostosowania przekazu do odbiorcy elementem zarządzania komunikacją w projekcie jest budowa kanałów komunikacyjnych i efektywne ich wykorzystanie. Innymi słowy, chodzi o to, aby właściwe osoby przekazywały odpowiednie treści właściwym odbiorcom. Kanały komunikacyjne mogą być zdefiniowane w wewnątrzorganizacyjnej strategii komunikacji, lub też – alternatywnie lub uzupełniająco – zaimplementowane w stosowanym przez organizację oprogramowaniu. Także w tym drugim przypadku – systemów wspierających zarządzanie komunikacją w projekcie, ważne jest ich właściwe wykorzystanie. Istnieje wiele mniej i bardziej złożonych uwag, związanych z tą kwestią. Przykładowo można wymienić odpowiednie nazywanie zadań (szczegóły, zamiast lakonicznych sformułowań typu „błąd”, czy „wymaga naprawy”), szczegółowe ich opisywanie, wraz z informacjami o zmianach dokonywanych w ich zakresie, czy też korzystanie z funkcji atrybutów (takich jak status, priorytet czy kategoria). Szczegóły zależą od konkretnego systemu, który jest wykorzystywany przez organizację. W tym miejscu należy zaś zaznaczyć, że choć kwestie wykorzystywania narzędzi komunikacyjnych być może nie należą do najbardziej interesujących, z pewnością nie należy ich lekceważyć.

Dobrym pomysłem na zarządzanie komunikacją w projekcie może być również skorzystanie ze sprawdzonych praktyk komunikacyjnych. Badania wskazują, że praktyki takie są stosowane trzy razy częściej w organizacjach, które charakteryzują się wysokimi współczynnikami efektywności, w porównaniu do tych, których efektywność można określić co najwyżej jako przeciętną. Praktyki takie mogą zostać zawarte w wewnątrzorganizacyjnej strategii komunikacji. Strategia taka określa zazwyczaj co powinno być komunikowane, komu, jak często oraz w jakiej formie. Ważne jest, aby sprecyzować role w komunikacji, osoby za nią odpowiedzialne, a także wyjaśnić, dlaczego przestrzeganie postanowień strategii komunikacji jest istotne. Ten ostatni element ma znaczenie w kontekście efektywności całej strategii. Jeśli interesariusze projektu będą świadomi tego, jakie korzyści wynikają z właściwie zorganizowanych procesów komunikacyjnych, bardziej prawdopodobnym jest, że poświęcą im należytą uwagę, a interakcje między nimi nabiorą większego znaczenia. Strategia komunikacji powinna być dostosowana do specyfiki każdej organizacji.

Zarządzanie komunikacją w projekcie jest pierwszym krokiem do oszczędności czasu i pieniędzy przez organizację. Jest też zadaniem złożonym, wymagającym uwzględnienia specyfiki organizacji i prowadzonych przez nią projektów, różnych grup interesariuszy, ich potrzeb, a także sytuacji, w których się znajdują. W świetle możliwych do osiągnięcia korzyści wydaje się jednak, że zarządzanie komunikacją w projekcie jest wysiłkiem wartym podjęcia.