ZARZĄDZANIE JAKOŚCIĄ W PROJEKCIE

Zarządzanie jakością w projekcie można określić jako dbałość o zgodność dostarczanych produktów projektu z wymaganiami przed nimi stawianymi, a w konsekwencji o jako dbałość o osiągnięcie przez projekt rezultatu zgodnego z celem biznesowym przyjętym w momencie podejmowanie decyzji o jego uruchomieniu.

Proces zarządzania jakością w projekcie, aby mógł stanowić efektywny mechanizm kontroli i zapewnienia jakości musi stanowić zamknięty cykl wzajemnie na siebie wpływających działań:

- ustanowienie kryteriów oraz standardów jakościowych w tym zaplecza narzędziowego,

- planowanie zasad zarządzania jakością wraz z technikami pomiaru jakości

- zapewnienie jakości procesów operacyjnych w tym procedur realizacji określonych typów zadań i prac,

- kontrola jakości osiąganych rezultatów wraz ze ścieżkami akceptacji rezultatów pośrednich i końcowych,

- rewizja obowiązujących założeń i mechanizmów na których opiera się aktualny system zarządzania jakością w projekcie.

Odpowiedzialność za zarządzanie jakością w projekcie ponoszą zarówno Liderzy zespołów, Kierownictwo Operacyjne, Właściciele Biznesowi, jak i osoby dedykowane do zarządzania jakością w ramach projektu. Procedury, zadania oraz szczegółowa odpowiedzialność w zakresie zarządzania jakością w projekcie powinny zostać formalnie zdefiniowana oraz zatwierdzony przez najwyższe kierownictwo.

System wspierający zarządzanie jakością w projekcie powinien nakładać na organizację jednoznacznie zdefiniowaną i skutecznie egzekwowaną dyscyplinę w ramach wszystkich etapów prac projektowych, w tym w ramach . planowania nowych inicjatyw i realizacji już uruchomionych projektów, zapewniającą:

  • Bezkolizyjną realizację równoległych prac/projektów w tym samym czasie w oparciu o dostępne zasoby.
  • Stabilne zakresy prac projektowych, i zarządzanie ewentualną ich zmianą w kontekście całego portfela projektów.
  • Kompletne i aktualne opisy produktów/rezultatów prac, opisujący końcowe założenia na poziomie wystarczającym do nakreślenia wizji produktu, jego celu biznesowego i zdefiniowania przynajmniej kamieni milowych prowadzących do uzyskania pożądanego rezultatu.
  • Trafną akceptację prac, elementów produktu, wprowadzanych zmian, zmian zakresu i produktów prac wraz z przyjętą forma tworzenia dokumentacji projektowej.
  • Bieżące nadzorowanie kontroli/monitorowania prac projektowych, tworzenia wskaźników jakości.
  • Ergonomiczne i sprawne narzędzia kontroli: check listy, analizy trendu, narzędzia PPM, alarmy o zagrożeniach itp.
  • Formę inspekcji obejmującą testy funkcjonalności, walidację prac, ocenę jakościową projektu.
  • Formę zakończenia projektu, agregacji danych oraz okresu post mortem projektu.

Zarządzanie jakością w projekcie stanowi proces, którego realizacja oraz kontrola nad nim musi być prowadzona na kilku poziomach:

  • Poziom 1: Członkowie zespołów projektowych, którzy jak w każdym innym procesie pracy występować powinni świadomie pełnić jednocześnie dwie role – wymagającego odbiorcy rezultatów prac, które stanowią punkt wyjścia dla ich dalszej pracy jak i solidnego dostawcy produktów dla współpracownika przyjmującego efekty jego prac.
  • Poziom 2: Liderzy zespołów, którzy odpowiadają za wdrożenie w swoich zespołach mechanizmów odpowiedzialnych za zarządzanie jakością w projekcie i raportowanie danych związanych ze wskaźnikami jakościowymi.
  • Poziom 3: Dział zarządzania projektami, odpowiedzialny za zarządzanie jakością w projekcie, utrzymuje narzędzia wspierające proces, przetwarza dane dotyczące jakości raportowane przez zespoły i raportuje do Kierownictwa wskaźniki związane z zarządzaniem jakością.
  • Poziom 4: Kierownictwo Operacyjne, które inicjuje etap opracowania wszystkich elementów procesu, akceptuje opracowane standardy, a na etapie realizacji projektu interpretuje dane dostarczone przez PMO i w razie potrzeby podejmuje działania naprawcze.

Zarządzanie jakością w projekcie – elementy procesu konstytuowania zasad jakości w projekcie:

  • Wdrożenie standardów i bramek jakości dla produktów prac, dokumentacji, oprogramowania, narzędzi PPM.
  • Opracowanie procesu akceptacji produktów prac – ścieżka akceptacji dokumentów, procedura odbioru.
  • Peer review – proces weryfikacji produktów prac „na drugą rękę”.
  • Opracowanie i wdrożenie standardy nazewnictwa – ujednolicenie nomenklatury.
  • Utworzenie szablonów dokumentów projektowych według kategorii programu i portfela projektów organizacji.
  • Wypracowanie standardu kodowania – dla projektów o profilu informatycznym.
  • Opracowanie standardów testowania – etapy, kolejność i zakres testów.
  • Opracowanie i wdrożenie zestawu wskaźników jakościowych – zestawy współczynników służących do pomiaru efektywności procesu. Narzędzia wspierające proces – gromadzenie danych dot., peer review, rejestracja błędów z testów, śledzenie czasu akceptacji dokumentów, macierz śledzenia wymagań.