PROGRAM DO ZARZĄDZANIA ZADANIAMI


PROGRAM DO ZARZĄDZANIA ZADANIAMI

Nowoczesne i kompleksowe narzędzia dedykowane procesom zarządzania pracą powinny opierać się na architekturze umożliwiającej spójne przydzielanie zasobów do zadań.


Przykładem takiego narzędzia jest aplikacja Workfront stanowiąca zintegrowaną ramową strukturą integrującą informacje o dostępnych zasobach z działu HR, pracy, która ma zostać wykonana, strukturze podziału pracy, wymiarze czasowym oraz kompetencjach potrzebnych do wykonania zdefiniowanych zadań.
Workfront umożliwia zdefiniowanie procesu w postaci następujących po sobie aktywności łączących się w zamknięty i powtarzalny cykl życia pracy.

Ustrukturyzowanie, charakter pracy i przyjęte metodyki zarządzania zaimplementowane w aplikacji nakierowane są na cel nadrzędny jakim jest zrealizowanie zakładanych prac w określonym terminie, budżecie i uzyskanie finalnego efektu zgodnego z zaplanowanym (produktem /usługą).
Zaproponowany przez nas cykl życia procesu zarządzania projektem ilustruje logikę zarządzania zaszytą w Workfront. Rozpoczyna się on od wstępnej fazy pomysłu na projekt i analizy wykonalności, przez planowanie zadań, przypisywanie zasobów do zadań, aż do wykonania prac i aktualizację wiedzy w firmie.



W przedstawionym na schemacie modelu zadaniowym praca została rozdzielona na trzy grupy zadaniowe. Kolor czerwony odnosi się do pracy wykonywanej przez portfolio managera, niebieski to zadania, które wykonuje projekt manager, żółty to zadania wykonywane przez członków zespołu projektowego.

Program do zarządzania zadaniami pełni tutaj funkcję zaplecza wspierającego komunikację oraz pozwalającego na planowanie prac, zarzadzanie zadaniami, śledzenie postępu, zbieranie i monitorowanie problemów pojawiających się w trakcie prac projektowych, agregującego informacje o alokacji zasobów i ewidencjonującego czas pracy.

Program do zarządzania zadaniami w tym przypadku pozwala także na ustawienie ścieżek akceptacyjnych, walidację dostępnych zasobów, zarządzanie dokumentacją, a także pozwala na zapisywanie projektów w postaci szablonu zdolnego do ponownego wykorzystania go, jako wzorca projektowego.

Rozpoczęcie projektu w przedstawionym modelu rozpoczyna się od przesłania wniosku projektu, który definiuje potrzebę uzyskania produktu / usługi. Wniosek zgłoszony w ramach programu do zarządzania zadaniami dociera do portfolio managera. Portfolio manager otrzymany wniosek ocenia i w przypadku pozytywnej oceny przekazuje do kierownika projektu informacje o wniosku z prośbą o uzupełnienie pomysłu o business case, będący uzasadnieniem biznesowym pomysłu.

W cyklu kolejnych iteracji procesu przygotowywania projektu zachodzącym pomiędzy kierownikiem projektu i portfolio managerem następuje opracowanie i zatwierdzenie planu biznesowego projektu, a także określenie harmonogramu prac uzupełnionego o oszacowane dostępne zasoby i budżet.

Zaplanowany i zaakceptowany projekt staje się aktualny tzn. zostaje przeniesiony do fazy produkcyjnej, w której zaangażowane zostają zespoły zadaniowe. Program do zarządzania zadaniami wspiera zespoły i kierownika projektu w aktualizacji statusu pracy, w wymianie informacji oraz w wykonaniu zleconych zadań.

Proces realizacji prac projektowych uwzględnia zbieranie informacji o pojawiających się problemach oraz ryzykach, które program do zarzadzania zadaniami pozwala agregować w ramach utworzonego repozytorium.

Jeżeli są Państwo zainteresowani poznaniem narzędzi wspierających zarządzanie projektami, programem i portfelem projektów zapraszamy do kontaktu.