PORTFEL PROJEKTÓW

Zarządzanie portfelem jest jednym z elementów strategicznego zarządzania organizacją, który ma na celu optymalizację czasu i kosztów realizacji prac w odniesieniu do zakładanych celów biznesowych firmy oraz utrzymanie zgodności podejmowanych w organizacji inicjatyw z jej celami strategicznymi. Portfel projektów jest zbiorem projektów i programów realizujących cel strategiczny firmy.

Agregacja projektów w postaci portfela projektów umożliwia tworzenie bazy informacyjnej na temat wszystkich realizowanych projektów w obrębie organizacji wg. kryterium portfela. Zależnie od specyfiki organizacji ilość portfeli jest zróżnicowana.

Rys. 1. Portfel projektów – widok zależności programów i projektów w portfelu.

Tworzenie portfeli projektów umożliwia:

  • Walidację projektów i programów.
  • Szczegółowe oszacowanie budżetów projektów.
  • Wgląd w zależności zachodzące pomiędzy projektami.
  • Analizę ryzyka i jego wpływu na inne projekty oraz zarządzanie nim.
  • Optymalizację zarządzania zasobami.
  • Optymalizację synchronizacji prac projektowych.
  • Korygowanie celów długoterminowych.

Powyższe zadania typowe dla portfelowego podejścia do zarządzania projektami wspierane są kompleksowo przez funkcjonalności systemu Workfront (narzędzia klasy PPM - portfolio & project management).

Rys. 2. Portfel projektów – widok Gantta wszystkich projektów w portfelu.

W systemie Workfront wszystkie projekty przynależące do portfela projektów są wyświetlane na wykresie Gantta. Wykres ten pokazuje nie tylko zależości projektowe i czas trwania każdego projektu znajdującego się w portfelu, ale również pozwala śledzić postępy w realizacji tak kamieni milowych (milestones), jak i poszczególnych zadań w każdym z projektów. Dzięki temu możliwe jest m.in. precyzyjne planowanie zapotrzebowania na zasoby, czy wyznaczenie szczegółowych terminów rozpoczęcia kolejnych prac.

Workfront dostarcza także narzedzi, które pozwalają zoptymalizować portfel projetów. Dzięki miedzy innymi funcjonalności scorecardowych formularzy oceny, business case, informacji o ryzyku, ROI, portfolio manager może oszacować, który z projektów powinnien uzyskać najwższy priorytet i zostać zrealizowany w pierwszej kolejności.

Rys. 3. Portfel projektów – widok optymalizacji portfela.

Rys. 4. Portfel projektów - raport kamieni milowych w projektach.

Rys. 5. Portfel projektów - dashboard informacji finansowych w portfelu projektów.