Streszczenie

W każdym przedsiębiorstwie, brak odpowiednich rozwiązań w zakresie zarzą-dzania pracą może istotnie wpłynąć na powodzenie realizowanych projektów, uniemożliwić firmom osiąganie założonych celów, a także pokrzyżować plany biznesowe w dłuższej perspektywie. Pomimo istnienia kompleksowych i adekwatnych rozwiązań, takich jak Enterprise Work Management, decydenci często wahają się przed podjęciem decyzji o nowej inwestycji z uwagi na rygory budżetowe.

Zapoznaj się z niniejszym biuletynem, aby zrozumieć, że utrzymywanie status quo albo stosowanie jedynie połowicznych rozwiązań nie tylko nie przynosi rezultatów w postaci uzdrowienia procesów zarządzania pracą, lecz może przyczynić się do milionowych strat przedsiębiorstwa każdego roku. Do kluczowych zagadnień omawianych w niniejszym biuletynie należą:

  • zarządzanie pracą w warunkach zróżnicowanego środowiska,
  • niepowodzenia towarzyszące powszechnie stosowanym rozwiązaniom,
  • korzyści związane z rozwiązaniami EWM,
  • wysokie koszty braku reakcji lub wprowadzania nieefektywnych rozwiązań,
  • wkład rozwiązań EWM w zwiększenie wydajności i efektywności.

Po zapoznaniu się z informacjami przedstawionymi w niniejszym opracowaniu, dojdziesz do wniosku, że wdrożenie kompleksowych rozwiązań workfront EWM, służących zarządzaniu przepływem pracy przedsiębiorstwa pozwoli ci obniżyć koszty, zwiększyć stopę zwrotu z inwestycji oraz przybliżyć całe przedsiębiorstwo do osiągnięcia strategicznych celów.





Wprowadzenie

Bank chciał stworzyć centralną hurtownię danych, żeby przezwyciężyć niezgodności pomiędzy danymi finansowymi jednostek organizacyjnych, centralnymi danymi finansowymi oraz danymi dotyczącymi ryzyka. Niemniej jednak, zespół projektowy skupił się na budowie architektury informatycznej dla hurtowni danych, zamiast pochylić się nad zasadniczym celem, czyli uniknięciem niezgodności informacji. Efektem tego założenia budżetowe projektu wielokrotnie rozszerzano, aż do granic wytrzymałości.. Na skutek ciągłego odsuwania terminów ukończenia kolejnych etapów projektu i dat uruchomienia pełnego rozwiązania, pomimo zainwestowania blisko 10 milionów dolarów, bank po 18 miesiącach wycofał projekt.

W każdym przypadku, na sukces lub niepowodzenie prowadzonych prac składa się wiele składników. We wskazanym wyżej przypadku brak efektywnej komunikacji i współpracy napędzane przez niekontrolowany rozrost zakresu projektu, doprowadziły do jego upadku. W projektach innego typu, problemy ze wstępnym prognozowaniem, gromadzeniem danych i sprawozdawczością, zarządzaniem zasobami, planowaniem zdolności produkcyjnej i ustalaniem budżetu również mogą prowadzić do niepożądanych konsekwencji. Niewątpliwie najistotniejszą i najczęstszą przyczyną niepowodzeń i porażek w realizacji projektów jest brak sprawnej komunikacji w zespole oraz właściwych mechanizmów monitorowania wykonywanych prac.

Posiadanie pełnej i aktualnej informacji ma kolosalne znaczenie, zwłaszcza w kontekście podejmowania strategicznych decyzji. Zakłócenia w przepływie informacji, niejasne procedury i brak możliwości spojrzenia na całokształt wysiłków wkładanych w projekt rodzi wiele dotkliwych trudności, w tym dezorganizację i niedoskonałą koordynację prac. Zgodnie z badaniem przeprowadzonym przez Meta Group, bezpośrednią przyczyną 60% do 80% niepowodzeń projektów jest brak precyzyjnego określeniu wymagań, a także brak odpowiednich analiz i nieefektywne zarządzanie.





Praca staje się bardziej złożona niż kiedykolwiek

Praca przedsiębiorstwa staje się bardziej złożona niż kiedykolwiek, z powodu jej zróżnicowania oraz mnogości wymaganych informacji wejściowych i wyjściowcych oraz punktów i elementów współpracy. W tym nowym, wielopłaszczyznowym środowisku pracy, przedsiębiorstwo musi posiadać zdolność do:

  • wspierania wszystkich prac i ich ewentualnych scenariuszy,
  • zapewnienia zgodności zadań operacyjnych z celami strategicznymi,
  • zarządzania cyklem prac od początku do końca,
  • optymalizacji procedur w celu poprawy komunikacji i współpracy,
  • zwiększenia efektywności zespołów i ich poszczególnych członków.

Kompleksowe podejście, uwzględniające potrzeby technologiczne zespołów funkcjonalnych - w połączeniu ze strategicznymi i biznesowymi celami decydentów - pozwala zredukować zatory informacyjne i zwiększyć efekty prac. Rosnące zapotrzebowanie na dane o zwrotach z inwestycji oraz dotyczące rzeczywistych doświadczeń przedsiębiorstwa wzmacnia argumentację przemawiającą za wdrożeniem rozwiązań EWM.





W poszukiwaniu rozwiązań:

Tradycyjne strategie poprawy zarządzania pracą i projektami zwykle zawodzą. Pomimo prób implementacji całej gamy zróżnicowanych rozwiązań, prace wielu przedsiębiorstw w dalszym ciągu postępują w wolnym tempie, przekraczają budżety i nie przynoszą zakładanych rezultatów. W przeprowadzonej ostatnio ankiecie PMP Research, żadna z firm nie oceniła swojego narzędzia do zarządzania projektami, jako bardzo efektywnego. Około jedna czwarta firm (27%) oceniła ich efektywność na poziomie zadowalającym, blisko połowa (49%) na poziomie umiarkowanym, a 26% uważa, że są mało efektywne oraz nieefektywne.

Aby zaradzić powyższym problemom, przedsiębiorstwa podejmują szereg zróżnicowanych działań, w tym uciekają się do korzystania z pomocy:

  • Ekspertów branżowych - firmy często zatrudniają doradców, którzy w zało-żeniu mają wpłynąć na większą wydajność i efektywność. Jest to rozwiązanie kosztowne (przeciętny doradca inkasuje 125 dolarów za godzinę lub 1000 dolarów dziennie), a znalezienie odpowiedniego eksperta, dysponującego odpowiednimi narzędziami i wiedzą, aby rozwiązać problemy i przeprowadzić niezbędne zmiany, bywa trudne. W wielu przypadkach, rezultatem poniesienia często ogromnych wydatków są jedynie powierzchowne rozwiązania, niesięgające do źródeł problemu

  • Punktowych rozwiązań - przedsiębiorstwa często uciekają się do zastosowania punktowych rozwiązań jako tanich sposobów na uzdrowienie swoich procedur. Z jednej strony takie rozwiązania bywają skuteczne w przypadkach specyficznych problemów, a z drugiej prowadzą do dezorganizacji procedur, poprzez rozproszenie komunikacji i danych między wieloma narzędziami, takimi jak społecznościowe kalendarze, arkusze kalkulacyjne, narzędzia zarządzania zadaniami, komunikatory, itp. W chaotycznym środowisku, ignorowanie przez pracowników służbowej korespondencji czy to papierowej czy elektronicznej staje się zjawiskiem powszechnym, a konsekwencją takiego stanu rzeczy są notoryczne opóźnienia w realizacji zadań.

  • Nowych trendów branżowych lub metodologicznych - nie wiedząc jak poradzić sobie z problemami, menedżerowie w poszukiwaniu najświeższych, niezawodnych porad, sięgają do podręczników z zakresu biznesu, oferujących „rewolucyjne rozwiązania”, popularnych porad blogerów internetowych bądź koncepcji forsowanych przez ekspertów branżowych. Wesoła karuzela metodologii kręci się nieprzerwanie. Organizacje jednego miesiąca podejmują wysiłki aby się odchudzić, w kolejnym zaś rozbudowują zasoby, a problemy narastają nieuchronnie. Frustracja pracowników rośnie przez ciągłe zmiany koncepcji działania, a przedsiębiorstwo pogrąża się w chaosie.

  • Narzędzi internetowych oraz narzędzi Saas PPM - na rynku dostępne są narzędzia pozwalające skutecznie śledzić różnorodne projekty oraz prace związane z nimi. Jednakże, pomijają one zadania realizowane poza strukturą projektu, bieżące prace lub pewne codzienne obowiązki, którym również trzeba sprostać. W rezultacie, organizacja nadal korzysta z szeregu niezintegrowanych narzędzi, takich jak oprogramowanie PPM do zarządzania realizacją projektów, arkusze codziennych zadań oraz dodatkowe narzędzie służące współpracy. Skutkiem takiego stanu rzeczy jest zdezorganizowane środowisko pracy, pozbawione mechanizmów sprawnej i bieżącej komunikacji pomiędzy jego poszczególnymi obszarami.

  • Rozwiązań on-premises - opcja ta traci na popularności, z uwagi na wysokie początkowe nakłady inwestycyjne na licencje, prace wdrożeniowe, i szkolenia użytkowników oraz ze względu na małą elastyczność na tle innych rozwiązań. Złożoność większości oprogramowania on-premises wiąże się również z potrzebą poświęcenia ogromnej ilości czasu na skuteczne uruchomienie narzędzia, a często skutkuje tym, że użytkownicy po prostu nie korzystają ze wszystkich dostępnych funkcjonalności. Przedsiębiorstwa inwestują tysiące dolarów w narzędzie, z których niewielu pracowników korzysta, co znacząco osłabia wskaźniki zwrotu z inwestycji.

  • Zwiększenia personelu - zamiast szukać sposobów na zwiększenie wydajno-ści posiadanych już zasobów, część menedżerów wierzy, że sprawy mogą ulec poprawie tylko przy zwiększeniu ich liczebności. Ze względu na fakt, że koszty zatrudnienia choćby jednego dodatkowego pracownika są znaczące (w przypadku specjalistów kwalifikujących się do zespołów projektowych nie mniej niż 100 tys. rocznie) optymalizacja pracy kadr, którymi obecnie dysponuje firma jest bardziej efektywnym i mniej kosztownym sposobem zwiększania produktywności firmy.

Analizując rutynowo przyjmowane przez przedsiębiorstwa rozwiązania dotyczące zarządzania projektami, powszechne niezadowolenie z osiąganych przy ich pomocy rezultatów nie powinno dziwić. Tradycyjne narzędzia z reguły skupiają się na zarządzaniu tylko jednym aspektem pracy, a nie pełnym cyklem wykonywanych prac. Zgodnie z PMP Research, 76% firm twierdzi, że ich nadrzędnym priorytetem jest zwiększenie transparentności procesów realizacji projektów oraz świadomości statusu prac w perspektywie całej organizacji. Pomimo, iż przedstawione powyżej typowe rozwiązania przyczyniają się w pewnym stopniu do osiągnięcia tych celów, wciąż brakuje firmom globalnego spojrzenia na działania realizowane w całej organizacji, umożliwiającego optymalne gospodarowanie jej pełnymi zasobami.

Zróżnicowane potrzeby w obrębie przedsiębiorstwa, takie jak rywalizacja o dostępne zasoby, nierzadko sprzeczne priorytety decydentów oraz nieustanny napływ nowych zleceń, wymaga naprawdę pełnego wglądu w procesy realizacji projektów.





Lepszy sposób

Rozwiązanie workfront Enterprise Work Management

Enterprise Work Management (EWM) oferuje lepszy sposób zarządzania pracą zespołów projektowych. Rozwiązania workfront EWM opierają się na integracji stosowanych narzędzi, poprzez stworzenie na użytek zespołów projektowych centralnej platformy zarządzania pracą i organizacji wspólnych działań, zwiększając tym samym przejrzystość i wydajność prac oraz minimalizując czas poświęcany obsłudze narzędzi i procedur o bardziej hermetycznej naturze.


Wyzwaniem jest przejrzystość

workfront EWM pozwala rozwiązać odwieczny problem frapujący przedsiębiorstwa - organizacyjny chaos wynikający z braku odpowiedniej sieci powiązań - poprzez ujednolicenie narzędzi, odpowiednią organizację pracy i współpracę zespołów, oraz udoskonalenie poszczególnych procedur. Jednolity system workfront, obejmujący swoim zakresem całość prowadzonych i planowanych prac, zapewnia przejrzystość w czasie rzeczywistym w obrębie wszystkich przedsięwzięć firmy. Owa przejrzystość umożliwia zespołom, menedżerom i kierownikom:

  • uzyskanie dostępu do odpowiednich danych, stanowiących podstawę skutecznego procesu decyzyjnego,
  • dostrzeżenie szerszego kontekstu i dostosowanie projektów do strategicznych celów firmy,
  • planowanie i koordynowanie zasobów w celu zwiększenia operatywności i poprawy wyników,
  • stosowanie skutecznych procedur oraz wprowadzanie potrzebnych zmian w modelu zarządzania,
  • usprawnienie współpracy pracowników i zespołów oraz eliminację zatorów informacyjnych,
  • dokonywanie regularnych pomiarów rezultatów prac.

Większa przejrzystość oznacza większą produktywność

Korzyści związane z przejrzystością zasadniczo przekładają się na rzeczywisty wzrost dochodowości firmy, co w istocie wiąże się ze zwiększeniem produktywności. workfront EWM oferuje narzędzie, które w możliwy do zmierzenia sposób podnosi produktywność organizacji w szerszej perspektywie, co możliwe jest poprzez zwiększenie wydajności i efektywności:


Zwiększenie wydajności:

  • minimalizacja czasu spędzonego na zebraniach i poświęconego na czytanie setek maili,
  • zwiększenie skuteczności pracy i lepsza organizacja czasu pracowników,
  • wdrażanie procesów optymalizacyjnych, wpływających na poprawę rezultatów wszystkich prac realizowanych w ramach przedsiębiorstwa,
  • ograniczenie liczby opóźnień, możliwe dzięki uzdrowieniu komunikacji między pracownikami i ułatwieniu im dostępu do danych.

Zwiększenie efektywności:

  • zapewnienie dostępu do wiarygodnych danych oraz danych dodatkowych, które przyspieszą i ustabilizują procesy decyzyjne kadry menedżerskiej,
  • strategiczne ukierunkowanie pracy, dostosowane do założeń i celów organizacji,
  • wyposażenie pracowników w niezbędne informacje, udostępniane w czasie, kiedy istnieje na nie zapotrzebowanie,
  • opracowywanie precyzyjnych prognoz co do stanu i dostępności zasobów,
  • poprawa jakości finalnych rezultatów wszystkich rodzajów prac.

Rozwiązanie workfront EWM to nie tylko metodyka zarządzania projektami, lecz także narzędzia usprawniające wszystkie procedury w firmie, zwiększające wydajność oraz kreujące warunki zapewnienia przejrzystości, tak potrzebnej przy podejmowaniu decyzji strategicznych. Większa przejrzystość, odpowiednio ułożona współpraca oraz wzrost wydajności generują większe zwroty inwestycji, niezależnie od profilu przedsiębiorstwa.


System workfront EWM działa lepiej

Dział komunikacji, jednostka Schneider Electric, międzynarodowego przedsię-biorstwa działającego na rynku zarządzania energią elektryczną, do niedawna stosował system baz danych Lotus Notes oraz arkuszy Excel do zarządzania swoimi projektami. Z czasem jednak okazało się, że narzędzia te nie były w stanie udźwignąć rosnących potrzeb międzynarodowych zespołów projektowych, funkcjonujących w strukturach Schneider Electric. Podjęto więc decyzje o wdrożeniu rozwiązań workfront EWM, co pozwoliło ustabilizować i usystematyzować procedury wewnątrz działu oraz przyspieszyć przepływ pracy. Zapewnienie dostępu do precyzyjnych, aktualnych danych pozwoliło ponadto usprawnić zarządzanie zasobami, co w rezultacie przełożyło się na dynamiczny rozwój firmy na rynku.





Business case dla rozwiązań EWM

Dzisiejsze uwarunkowania gospodarcze nie sprzyjają podejmowaniu przez decydentów ryzyka w zakresie inwestycji. Wiele kreatywnych inicjatyw nie zostaje wcielona w fazę realizacji, upadając na etapie drobiazgowych procedur zatwierdzających. Menedżerowie IT, nawet ci, którzy zdążyli przekonać się o wartości rozwiązań EWM, muszą rywalizować o stosowne inwestycje z innymi działami, a także toczyć burzliwe dyskusje w tym przedmiocie w obrębie samego działu IT. Dlatego konieczne jest przedstawienie wiarygodnego business case, pozwalające uzasadnić korzyści związane z uruchomieniem funduszy na nowe inicjatywy, takie jak EWM.

Wiarygodny business case powinien wskazywać konkretne zwroty inwestycyjne oraz metody ich osiągnięcia. Korzyści płynące ze stosowania rozwiązań EWM składają się na dwie kategorie: wydajność i efektywność. Korzyści związane ze zwiększeniem wydajności są łatwiejsze do wykazania na gruncie konkretnych zestawień liczbowych, przejawiają się one głównie w postaci oszczędności czasu i pieniędzy. Korzyści wzrostu efektywności są trudniejsze do uchwycenia i zwykle obejmują poprawę jakości produktu i usprawnienie procesów decyzyjnych. Obie kategorie są niezwykle istotne w ramach oceny szans na zwrot inwestycji w związku z danym rozwiązaniem.


Korzyść wydajności przedsiębiorstwa wyrażona ilościowo

Poniższa tabela wydajności przedstawia metodę obliczania wartości pięciu kluczowych czynników wpływających na wzrost wydajności, zapewniony dzięki stosowaniu rozwiązań workfront EWM. Obliczenia wyrażone w tabeli oparto na przykładzie zespołu projektowego złożonego z 30 osób o średniej stawce kombinowanej 70 dolarów (patrz załącznik A). Przewidywane miesięczne koszty i zyski oparto na badaniach i doświadczeniach workfront EWM w zakresie obsługi klientów.





KORZYŚCI ZWIĄZANE Z WYDAJNOŚCIĄ PRZED WDROŻENIEM EWM PRZEWIDYWANE KOSZTY MIESIĘCZNE PO WDROŻENIU EWM PRZEWIDYWANE MIESIĘCZNE ZYSKI DOWIEDZIONY SUKCES
Redukcja spotkań. Ciągłe spotkania okradające pracowników z czasu na kreatywną pracę. 52,500 $ Jednolita platforma łącząca współpracę z pracą. Rezultat: większa orientacja w zakresie realizowanych zadań i mniej spotkań. 44,625 $ Redukcja spotkań z 750 do 100 godzin miesięcznie - Partner Weekly.
Redukcja maili. Lawina maili do przeczytania i uporządkowania pożerająca czas na produktywną pracę. 94,080 $* Jednolity model współpracy wyklucza niepotrzebne narzędzia: Rezultat: Jednolita platforma skupiająca wszystkie informacje. 18,816 $ Redukcja maili o 20% - Partner Weekly.
Redukcja niepowodzeń projektów. Brak przejrzysto-ści, rozrastające się budżety, problemy z priorytetyzacją zasobów, wpływające na dużą liczbę niepowodzeń. 112,750 $* Powszechna przejrzystość umożliwiająca menedżerom wgląd w status projektu, zasoby i aktualne koszty projektu. Rezultat: Menedżerowie mogą lepiej zarządzać zasobami, utrzymywać projekt w ramach budżetowych i ograniczać ryzyko niepowodzenia. 112,750 $ 95% projektów zmieściło się w budżecie - American Capital.
Zwiększenie rezultatów. Czas poświęcany na zarządzanie projektem ogranicza liczbę projektów które można wykonać. 10 projektów ukończonych w ciągu roku Lepsza przejrzystość i zarządzanie pracą. Rezultat: wzrost wyników. 18 projektów ukończonych w ciągu roku. 75% wzrost produktywności - Kinecta.
Redukcja opóźnień. Szczątki danych i chaotyczna komunikacja prowadzące do opóźnień. 100 projektów ukończonych terminowo Stała komunikacja i jedno źródło informacji dzielone przez międzynarodowe zespoły. Rezultat: łatwiej jest zidentyfikować zator i dopilnować terminowości projektu. 200 projektów ukończonych terminowo. Podwojenie ilości produktów dostarczonych terminowo - Trek.
razem 259,330 $ 159,256 $
* Badanie McKinsey’a wykazało, że pracownicy poświęcają 28% czasu na czytanie wiadomości mailowych.
** Badania PMI wykazują, że 33% budżetu nie da się odzyskać po niepowodzeniu projektu oraz że przeciętny budżet wynosi 4,1 milionów dolarów.

Jak wskazuje powyższa tabela wydajności, istotne są nie tylko oszczędności uzyskane wskutek zwiększonej wydajności. Warto podkreślić również wniosek wypływający z przedstawionego zestawienia,zgodnie z którym brak podjęcia działań mających na celu podniesienie dotychczasowej wydajności firmy przekłada się w istocie na wzrost kosztów funkcjonowania. Uporczywy brak interwencji oraz wdrażanie połowicznych rozwiązań, które nie są w stanie udźwignąć kompleksowych cykli pracy od początku do końca, mogą przyczynić się do stałego wzrostu kosztów. Szacuje się, że w 30-osobowym zespole projektowym, niewydajność pracy może kosztować firmę 259,330 dolarów miesięcznie co daje przeszło 3 miliony dolarów rocznie – są to pieniądze, które można przeznaczyć na wartościowe cele.

Analiza korzyści efektywności

Poniższa tabela efektywności pokazuje sposób mierzenia 5 czynników w zakresie w efektywności, zyskiwanych dzięki workfront EWM. Ponieważ trudniej jest zmierzyć korzyści wynikające ze wzrostu efektywności, niż te, które wynikają ze wzrostu wydajności, to właśnie tego typu udoskonalenia zapewnią istotną wartość biznesową, przez co są kluczowe dla każdego business case’u. Przedstawione rezultaty są oparte na doświadczeniach związanych ze stosowaniem rozwiązania workfront EWM.





KORZYŚCI ZWIĄZANE Z EFEKTYWNOŚCIĄ PRZED WDROŻENIEM EWM PO WDROŻENIU EWM ZWROTY INWESTYCYJNE DOWIEDZIONE SKUCESY
Decyzyjność. Mnóstwo przypadkowych decyzji i tendencja do powtarzania błędów. Decyzje podejmowane z uwzględnieniem danych opartych na precyzyjnych, aktualnych informacjach. Lepsze wyniki biznesowe. Doświadczono natychmiastowej poprawy w kluczowych obszarach oraz zwiększenia przejrzystości wszystkich prac, nie tylko związanych z projektami - Szpital Główny w Tampa.
Planowanie projektów. Pojedynczy menedżerowie opracowujący projekty bez oszacowania ich strategicznej wartości. Prace podporządkowane strategicznym celom. Poprawa rozwoju firmy. Skuteczna sprawozdawczość pozwalająca na świadome decyzje w zakresie celów postawionych przed departamentem - Walt Disney Company.
Zarządzanie zasobami. Nadmiernie przeciążone lub niewykorzystane zasoby. Zaopatrzenie w zasoby oparte na precyzyjnych prognozach co do ich stanu i dostępności. Zwiększona wydajność. Kierownictwo widzi, kto nad czym pracuje, ilość przepracowanych godzin oraz może ocenić zapotrzebowanie kadrowe - American Capital.
Morale pracowników. Zdziwienie, brak odpowiedniej współpracy między zespołami projektowymi, niewydolny przepływ informacji. Pracownicy świadomi swojej pozycji i przekonani o wartości ich pracy. Zwiększona produktywność. Poprawa terminowości i zwiększenie jej do 80% poprzez poprzez umożliwienie dostępu do potrzebnych informacji - Trek.
Rezultaty projektu. Niestabilne i nieregularne rezultaty projektów. Zwiększona jakość rezultatów projektu. Korzystniejsze wyniki projektów. Najlepsi technicy zyskali 20% do 30% więcej czasu na działalność innowacyjną - Trek.

Jak wskazuje powyższa tabela, technologia EWM oferuje wzrost efektywności na wielu różnych obszarach. Możliwość zapewnienia jednolitego źródła przejrzystości poprawia procesy decyzyjne, ogranicza czasochłonność i koszty związane z zarządzaniem projektami, zapewnia pracownikom większą swobodę działania, i wpływa na ogólną poprawę poziomu efektywności przedsiębiorstwa.

Powszechna przejrzystość oferowana przez rozwiązania workfront EWM to wartość dodana na każdym szczeblu przedsiębiorstwa. Pozwala to:

  • na szybką diagnozę w zakresie zapotrzebowania na projekty i zasoby,
  • ukierunkować projekty w zgodzie ze strategicznymi celami oraz przedstawić wydajniejsze metody pracy zespołów projektowych,
  • zwiększyć produktywność i kreatywność realizowanych zadań.

Korzyści związane z kompleksowym zarządzaniem całym cyklem prac w oparciu o jeden system są niepodważalne i pozwalają przedsiębiorstwu poprawić przepływ informacji i stosowane procedury w sposób jednolity na każdym szczeblu prowadzonych prac.





Analiza potencjalnej wartości

Aby umożliwić analizę zwrotów inwestycyjnych związanych z wdrożeniem rozwiązań workfront EWM w przedsiębiorstwach o zróżnicowanych rozmiarach, poniższa tabela potencjalnej wartości obejmuje zarówno miesięczne wydatki, jak i potencjalne oszczędności (jakie wskazano również w tabeli wydajności) oraz wskazuje całość zwrotów inwestycyjnych, które mogą przybrać różny kształt, w zależności od skali.





LICZBA UŻYTKOWNIKÓW MIESIĘCZNY KOSZT workfront POTENCJALNE MIESIĘCZNE OSZCZĘDNOŚCI CAŁKOWITE MIESIĘCZNE POTENCJALNE ZWROTY INWESTYCYJNE
30 90 300 900
2000 $ 6000 $ 20,000 $ 60,000 $
159,256 $ 477,768 $ 1,592,560 $ 4,777,680 $
157.256 $ 471,768 $ 1,572,560 $ 4,717,680 $

W ramach analizy business case na bazie rozwiązań workfront, liczby mówią same za siebie. Niezależnie, czy rozwiązanie jest przewidziane dla zespołów składających się z 30 czy 1000 osób, przedsiębiorstwo zaczyna osiągać zwroty inwestycyjne zarówno w kontekście zaoszczędzonych pieniędzy, jak również w odniesieniu do trudniej mierzalnych, choć równie istotnych obszarów funkcjonowania, takich jak większa ilość czasu większej ilości czasu na innowacje i skuteczną współpracę.

Wnioski

W poszukiwaniu skutecznych rozwiązań w zakresie zarządzania projektami oraz zarządzania pracą, warto sięgnąć dalej, porzucając tradycyjne, fragmentaryczne, sieciowe rozwiązania, na rzecz rozwiązań Enterprise Work Management, zapewniających większą produktywność i powodzenie prac. Decydując się na oprogramowanie EWM, wybierasz udoskonalone procesy poprzedzające planowanie i następujące po nim, zwiększoną wydajność, powszechną przejrzystość, szeroki zasób danych i sprawne raportowanie. Efekty te są bardziej przekonujące dzięki danym wskazanym w niniejszym dokumencie, obejmującym w szczególności koszty, które wiążą się z brakiem podejmowania jakichkolwiek działań w zakresie usprawniania pracy przedsiębiorstwa, wskaźnikom zwrotu z inwestycji, a także doświadczeniom klientów, na co dzień wykorzystujących rozwiązania workfront EWM.

Aby uzyskać więcej informacji, zapraszamy na naszą stronę internetową: www.workfront.com

Doświadczenie workfront w obsłudze klientów

Firmy muszą stawiać czoła wielu różnym przeciwnościom, związanych z ich funkcjonowaniem. Wśród najczęstszych wyzwań znajdują się: konieczność poprawy zarządzania danymi, zwiększenie efektywnej współpracy pomiędzy zespołami pracującymi w różnych miejscach, a także redukcja liczby powtarzalnych czynności. Doświadczenie pokazuje, że rozwiązania workfront EWM pozwoliły wielu firmom uporać się z szeregiem tych problemów, usprawnić przepływ pracy oraz zapewnić błyskawiczny dostęp do wiarygodnych informacji, dostępnych w jednym miejscu.

„Nie mieliśmy pojęcia o konsekwencjach podatkowych naszych projektów. Nie monitorowaliśmy stanu budżetów. Nie mieliśmy bladego pojęcia co się może wydarzyć. Nie mieliśmy żadnych danych, by to ocenić”.

Wartością dodaną, oferowaną przez workfront jest szybki i łatwy dostęp do danych na rynku IT. W każdej chwili możemy podjąć się 40 projektów. 95% z nich zmieści się w budżecie. Brzmi pięknie. Dotychczas mogliśmy o tym pomarzyć.”





Kim Jacques
Dyrektor Działu Informatyki

„Pracujemy z 50 do 75 różnymi zamawiającymi w całym kraju. Nie pracują oni po drugiej stronie korytarza, nie mamy ich pod ręką. Większość z nich jest rozproszona po całych Stanach Zjednoczonych. Nigdy się nie widzieliśmy, nie mamy okazji spotkać się na zebraniu i nie zamierzamy nawiedzać ich w biurach. Musieliśmy więc upozorować tą bliskość i znaleźć sposób na osiąganie tych samych rezultatów, w jednakowym czasie, przez ludzi pracujących na drugim końcu kraju”.

„Sposób działania workfront, stwarza nam możliwości szybkiego, bieżącego konsultowania się między sobą, dzięki czemu nie tracimy czasu na wyszukiwanie informacji w treści maili. To prawie jak bezpośrednia rozmowa. Zupełnie jakbyś wziął plakat, czerwony długopis i przed moimi oczami zaczął rozrysowywać na nim swoją koncepcję. workfront w dużej mierze umożliwia pracę w taki sposób”





Erin Frey
Grafik Komputerowy

„Jednym z najpoważniejszych problemów było to, że dużo osób pracowało na arkuszach. Przeglądając arkusze często zauważaliśmy, że niektóre z zadań powtórzono dwu lub trzykrotnie”.

„Nasz zespół używa workfront, dzięki czemu można prześledzić realizację poprzednich projektów – kto i czym się zajmował, jakie ustawienia stosował, co trzeba było zrobić, żeby do tego dojść - to na pewno pomaga pracować wydajniej. W naszym dziale to podstawa naszej pracy”





Burns Johannson
Specjalista IT w United Way w Utah





Poznaj workfront

workfront jest osadzonym w chmurze rozwiązaniem Enterprise Work Management stworzonym z myślą o potrzebach zespołów projektowych. Obejmuje jednolitą, scentralizowaną platformę, umożliwiającą skuteczne zarządzanie i rzeczywistą kontrolę nad nierzadko chaotycznym przebiegiem prac organizacji, co przekłada się na poprawę przejrzystości i produktywności poprzez wyeliminowanie fragmentarycznych narzędzi i nieefektywnych procedur, wydłużających pracę nad poszczególnymi zadaniami. workfront zapewnia przejrzystość planowania prac, jasną priorytetyzację zadań i stały monitoring stanu zasobów, zwiększając efektywność i poziom realizacji celów strategicznych firmy. workfront posiada doświadczenie w zakresie współpracy m.in. z wieloma międzynarodowymi korporacjami, które znalazły się w rankingu Global 500,takimi jak: Nike, Cisco, ABC, ESPN, 3M oraz Trek. Aby uzyskać więcej informacji, zapraszamy na naszą stronę internetową: www.workfront.com oraz na nasz twitter @workfront.




Załącznik A

W tablicy wydajności posłużono się przykładem zespołu 30 osób ze średnią stawką kombinowaną na poziomie 70 dolarów. Średnia stawka godzinowa została oparta na badaniu Computerworld 2012 Salary Survey powiększoną o 35% wskaźnik obciążenia. Zgodnie ze stanowiskiem Biura Audytu Wewnętrznego Uniwersytetu Johna Hopkins, średni wskaźnik obciążenia waha się pomiędzy 30% a 40% zasadniczego wynagrodzenia pracownika.



TYP PRACOWNIKA ROCZNE ZASADNICZE WYNAGRODZENIE STAWKA GODZINOWA WSKAŹNIK OBCIĄŻENIA (+30%) WSKAŹNIK OBCIĄŻENIA (+35%)
Technik IT/IS / analityk sestemowy. US $78K $ 37.5 0 $48.75 $50.63
Menedżer projektu. US $90K $43 $58.05 $58.05
Dyrektor IT/IS. US $110K $53 $68.90 $71.55
Wiceprezes IT/IS. US $145K $70 $91.00 $94.50
Średnia stawka kombinowana. $66.68 $66.68

* Zaokrąglono do $70 w tabeli wydajności




Załącznik B

W obliczeniach z tabeli wydajności użyto liczby oparte na założeniu 30-osobowego zespołu z budżetem 4.1 milionów dolarów



KORZYŚCI WYDAJNOŚCI CZAS DOTYCHCZAS SPĘDZONY ŚREDNIA STAWKA GODZINOWA PRACOWNIKA IT WSZYSTKIE KOSZTY MIESIĘCZNE CZAS ZAOSZCZĘDZONY Z ATTAK CAŁKOWITE MIESIĘCZNE OSZCZĘDNOŚCI
Ograniczenie zebrań. 750 $70.00 $52,500.00 85% $50.63
Menedżer projektu. US $90K $43 $58.05 20% $58.05

* Badania McKinsey’a wskazują, że pracownicy poświęcają 28% czasu na czytanie maili każdego dnia.28% * 8 godzin = 2.24 godziny 2,24 godziny x 30 osób x 20 dni pracy w miesiącu = 1344




KORZYŚCI WYDAJNOŚCI ZAGROŻONA CZĘŚĆ BUDŻETU W % MIESIĘCZNY BUDŻET POTENCJALNE MIESIĘCZNE KOSZTY NIEPOWODZENIA ZAPOBIEŻENIE NIEPOWODZENIA DZIĘKI AT TASK CAŁKOWITE MIESIĘCZNE OSZCZĘDNOŚC
Eliminacja niepowodzeń projektów. 33% $ 341,667 $112,750 100% 112,750
Menedżer projektu. US $90K $43 $58.05 20% $58.05

* Badania PMI pokazują, że 33% budżetu nie da się odzyskać przy niepowodzeniu projektu oraz, że przeciętny budżet wynosi 4,1 milionów dolarów. Dlatego, jeżeli budżet wynosi 4.1 milionów dolarów, wówczas 33% z tego jest zagrożone w przypadku upadku projektu. To przekłada się na zagrożenie $113K każdego miesiąca. Zakładając, że workfront zwiększa szanse na powodzenie projektu do 100%, można odzyskać całość wskazanej kwoty.